Seje občinskih svetov, delovnih teles in komisij pogosto trajajo več ur, sklepi pa morajo biti zapisani natančno in nedvoumno. Ročno pisanje zapisnika med sejo je naporno, prepisovanje posnetka po seji pa strokovnemu sodelavcu vzame tudi trikrat toliko časa, kolikor je dolg posnetek. Transkripcija sej z umetno inteligenco ta korak skrajša na nekaj minut in referentu pusti več časa za tisto, kar zares šteje: urejanje besedila, preverjanje sklepov in pravočasno objavo.

V tem vodniku razložimo, kako poteka transkripcija sej v javni upravi, katere vrste zapisnikov ločimo, kaj morate vedeti o snemanju in hrambi posnetkov po GDPR ter kako iz zvočnega zapisa čim hitreje dobite uporaben zapisnik.

Zakaj je transkripcija sej poseben izziv

Zapisi javnih organov niso enaki kot prepis enega intervjuja. Transkripcija sej ima nekaj značilnosti, ki otežujejo delo:

  • Veliko govorcev. Na seji sodeluje lahko 15, 20 ali več svetnikov, poleg njih še župan, direktor občinske uprave, poročevalci in gostje. Sistem mora znati ločiti glasove in jih dosledno označiti.
  • Prekinjanja in hkratno govorjenje. Razprave so žive, ljudje si skačejo v besedo, replike so kratke in čustvene.
  • Strokovno in pravno izrazje. Amandmaji, proračunske postavke, prostorski akti, imena ulic in katastrskih občin — vse to mora biti zapisano pravilno.
  • Različna kakovost zvoka. En mikrofon za celo sejno dvorano, oddaljeni govorci, klimatska naprava v ozadju.
  • Rok za objavo. Zapisnik je treba pripraviti za naslednjo sejo, pogosto pa ga javnost pričakuje že v nekaj dneh.

Sodobni sistemi za razpoznavanje govora dosegajo nad 90 % natančnost pri čistem posnetku, a natančnost pade z ozadjenim hrupom in prekrivanjem govorcev. Zato AI transkripcijo razumemo kot prvo, hitro različico, ki jo referent nato uredi — ne kot dokončni zapisnik brez človeškega pregleda.

Kaj pravi zakonodaja o zapisnikih in snemanju sej

Način vodenja zapisnika in morebitno zvočno snemanje sej ureja poslovnik občinskega sveta, ki ga sprejme vsaka občina na podlagi Zakona o lokalni samoupravi. Mnoge občine seje snemajo in zvočni posnetek (t. i. magnetogram) hranijo kot dokumentarno gradivo, pisni zapisnik pa je uradni izvleček poteka seje in sprejetih sklepov.

Ker posnetek in dobesedni prepis vsebujeta osebne podatke (glas, imena, izražena mnenja), za ravnanje z njim veljata Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) in ZVOP-2. Informacijski pooblaščenec je v svojih mnenjih večkrat pojasnil, kdaj in komu je dovoljeno posredovati posnetke oziroma osnutke zapisnikov sej — pregled mnenj je dostopen na spletni strani Informacijskega pooblaščenca. Pred uvedbo AI transkripcije preverite troje: pravno podlago za snemanje, rok hrambe posnetkov in kdo ima do njih dostop.

Če posnetke sej obdelujete pri zunanjem ponudniku, potrebujete pogodbo o obdelavi osebnih podatkov in vednost, kje se podatki shranjujejo. O razliki med lokalno in oblačno obdelavo pišemo v članku Lokalna transkripcija ali transkripcija v oblaku.

Od posnetka do zapisnika: postopek korak za korakom

  1. Pripravite kakovosten posnetek. Uporabite mešalnik iz ozvočenja dvorane ali vsaj namenski diktafon na sredini mize. Če je mogoče, snemajte ločeno stezo za govornico in za mikrofone svetnikov.
  2. Naložite zvočno datoteko v orodje za transkripcijo. Formati WAV, MP3 in M4A so običajno podprti; večurne seje lahko razdelite po točkah dnevnega reda.
  3. AI ustvari surov prepis celotne razprave, običajno v nekaj minutah. Dobite besedilo s časovnimi žigi.
  4. Preg­lejte in označite govorce. Sistem samodejno loči glasove, vi pa jim pripišete imena (Župan, Svetnik Novak, Poročevalec …). Popravite napačno prepisana strokovna imena.
  5. Skrajšajte v zapisnik. Iz dobesednega prepisa izluščite bistvo posamezne točke, navedite predloge, glasovanja in sprejete sklepe. Dobesedne navedbe uporabite le tam, kjer so pomembne.
  6. Objavite in arhivirajte. Pisni zapisnik gre v potrditev na naslednjo sejo in nato v objavo, zvočni posnetek pa v arhiv skladno z rokom hrambe.

Magnetogram, skrajšani in dobesedni zapisnik — kaj potrebujete

Za javno upravo poznamo tri ravni podrobnosti zapisa. AI transkripcija je najbolj uporabna kot vmesni korak do vseh treh.

Zasebnost in hramba posnetkov sej

Nekaj praktičnih pravil, ki jih velja zapisati v interni postopek:

  • Rok hrambe. Določite, kako dolgo hranite zvočne posnetke (npr. do potrditve zapisnika ali za mandatno obdobje) in kdaj se samodejno izbrišejo.
  • Dostop. Do surovih posnetkov naj ima dostop le referent, ki pripravlja zapisnik, in po potrebi tajništvo.
  • Osebni podatki tretjih. Če na seji nastopi občan s pobudo, v javno objavljenem zapisniku pogosto zadošča navedba pobude brez vseh osebnih okoliščin.
  • Ponudnik obdelave. Preverite, kje ponudnik shranjuje datoteke, ali jih uporablja za učenje modelov in ali jih po obdelavi izbriše. Več v članku Zasebnost pri AI transkripciji.

Praktični nasveti za boljšo natančnost

  • Pred sejo pripravite seznam imen svetnikov in pogostih strokovnih izrazov, da jih boste pri urejanju hitro popravili.
  • Prosite govorce, naj pred repliko povedo svoje ime — to olajša ločevanje govorcev.
  • Kadar je zvok dvorane slab, vzporedno snemajte še z diktafonom blizu govornice kot rezervo.
  • Dolge seje razdelite po točkah dnevnega reda; krajše datoteke se obdelajo hitreje in jih je laže urejati.
  • Za redno prakso si pripravite predlogo zapisnika, v katero surovi prepis samo prilepite in nato krajšate.

Podobna logika velja tudi za sestanke projektnih skupin in kolegijev — o tem pišemo v vodniku Kako avtomatsko ustvariti zapisnik sestanka z AI.

Pogosta vprašanja

Ali lahko AI transkripcija nadomesti uradni zapisnik?

Ne neposredno. AI ustvari dobesedni prepis, uradni skrajšani zapisnik pa je vedno rezultat človeškega pregleda in krajšanja. AI odpravi najbolj zamuden del — tipkanje.

Koliko časa prihrani?

Ročno prepisovanje ene ure posnetka vzame izkušenemu zapisnikarju tri do štiri ure. AI surov prepis pripravi v nekaj minutah, uredi in skrajša pa ga referent običajno v manj kot uri.

Kako je z večimi govorci hkrati?

Sistem prekrivajoče govorce označi, a pri hkratnem govorjenju natančnost pade. Takšne odseke je treba pri urejanju ročno preveriti ob poslušanju posnetka.

Ali je primerno za zaupne seje?

Za seje, zaprte za javnost, izberite ponudnika, ki jamči, da datotek ne uporablja za učenje in jih po obdelavi izbriše, ter sklenite pogodbo o obdelavi osebnih podatkov.

Za transkripcijo sej v slovenščini naložite posnetek v Transkripcijo, v nekaj minutah dobite prepis z označenimi govorci in časovnimi žigi, nato pa ga skrajšate v zapisnik. Prvo transkripcijo lahko preizkusite brezplačno brez registracije. Do januarja 2027 ima vsak račun, prijavljen z Googlom ali Applom, Pro brezplačno: do 10 ur transkripcije na mesec, brez kartice (podrobnosti).